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Fallstrick GoBD – dieses Risiko geht jeden Unternehmer an

01.11.2017

BOBKAS BUSINESS – 11 / 2017

Bei Betriebsprüfungen des Finanzamts ist seit einiger Zeit ein für Unternehmer unangenehmer Trend zu beobachten: Wurden im Unternehmen steuerlich keine nennenswerten Fehler begangen, nimmt der Prüfer häufiger die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung generell ins Visier.

Erste Urteile, wie etwa dem des Finanzgerichts Münster, zeigen, wohin die Reise geht: Bei formellen Mängeln oder Verstößen gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) kann der Betriebsprüfer relativ schnell Ihre Buchhaltung verwerfen. Für diesen Fall drohen Ihnen als Unternehmer Hinzuschätzungen zu Umsatz und Gewinn. Das Schlimmere daran: Sie als Unternehmer sind für diesen Fall in der Beweislast und müssen nachweisen, dass Ihre besteuerungsrelevanten Daten z.B. nicht manipulierbar sind. Doch so ein Nachweis ist in der Praxis nahezu unmöglich.

Wie aber sieht die Lösung aus? Nähern wir uns über die Faktenlage: Die GoB sind Ihnen bekannt. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) legen fest, wie die GoB durch Ihre Softwaresysteme heute umgesetzt werden müssen. Kurzum: Was digital eingesetzt wird und in irgendeiner Weise besteuerungsrelevant ist, muss der Finanzverwaltung bei einer Betriebsprüfung zugänglich gemacht werden und den Anforderungen der GoBD genügen.

Es ist also höchste Zeit zu handeln und das eigene Unternehmen in Punkto GoBD-Konformität auf den Prüfstand zu stellen. Hierzu die für Sie kritischsten Prüfkriterien:

(1) Nachvollziehbarkeit: Keine Buchung ohne Beleg. Das bedingt, dass die einzelnen Geschäftsvorfälle von der Entstehung über die Abwicklung bis zur Buchung lückenlos nachvollzogen werden können.

(2) Nachprüfbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss innerhalb einer angemessenen Zeit in der Lage sein, über alle Geschäftsvorfälle des Unternehmens einen Überblick zu bekommen. Hierfür ist von Ihnen, für alle besteuerungsrelevanten Systeme, eine entsprechende Verfahrensdokumentation vorzulegen.

(3) Unveränderbarkeit: Dokumente dürfen nicht nachträglich verändert werden. Korrekturen müssen ersichtlich sein. Elektronische Dokumente inkl. besteuerungsrelevanter Mails (Rechnungen, Reklamationen, Angebote, Zahlungsbelege, Verträge, Korrespondenzen, uvm.) müssen also in ihrer jeweiligen Ursprungsform aufbewahrt werden und dürfen nicht veränderbar sein. Die gängigen Office-Dateienformate (Word, Excel, pdf, etc.) mit der gewohnten Dokumentenablage im Firmennetzwerk oder Speichermedium werden damit zur ernsten Bedrohung und gefährden die GoBD-Konformität. Denn sie sind jederzeit inhaltlich veränderbar, zudem austauschbar, löschbar und damit eben nicht revisionssicher geschützt.

(4) Vollständigkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss dokumentiert werden.

(5) Korrektheit: Auch wenn die Buchhaltung einem anderen anvertraut wird, so haften Sie persönlich für die Richtigkeit der Angaben.

(6) Zeitnahe Buchungen: Bar-Vorgänge müssen taggleich erfasst werden, bargeldlose innerhalb von 10 Tagen.

(7) Aufbewahrung: Elektronisch empfangene und aufbewahrungspflichtige Daten müssen in derselben Form unveränderbar, also manipulationssicher, über mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden – dabei vor unbefugtem Zugriff und Verlust geschützt sein.

(8) Ordentlich: Buchungen müssen u.a. chronologisch, einzeln und unverzüglich lesbar gemacht werden können.

Hand aufs Herz – können Sie das alles heute rechtssicher garantieren? Denn das müssen Sie bei der nächsten Betriebsprüfung. Aber lassen Sie mich einen monetär noch greifbareren Aspekt einbringen, warum Sie sich dem Thema annehmen sollten: „Lochen, Abheften und Sortieren von Papierbelegen kostet Mittelständler in Deutschland 3,2 Milliarden Euro im Jahr“ – das hat das Statistische Bundesamt errechnet. 99 % aller Dokumente werden aber nie wieder gebraucht. Jeder Mitarbeiter verwendet zusätzlich heute in Ihrem Unternehmen fürs Suchen und Finden von Informationen und Dokumenten pro Tag 30-40 Minuten der Arbeitszeit. Stellen Sie sich vor, diese Zeit stünde produktiv zur Verfügung und nebenbei würde Ihr Unternehmen GoBD konform. Die Lösung ist einfacher als oft vermutet und mit nur wenigen Stunden Aufwand sofort umsetzbar: Entscheiden Sie sich einfach für ein revisionssicheres, GoBD-konformes Digitalarchiv. So haben Sie auch endlich alle Geschäftsvorfälle digital jederzeit verfügbar und können im Idealfall per google-artiger Suche schnell und einfach in Sekundenschnelle auf alle benötigten Informationen zugreifen.

Gerne schicke ich Ihnen kostenlos unsere aktuelle GoBD-Checkliste persönlich per Mail zu. Attacke jetzt und viel Freude mit dem Ergebnis!

Veröffentlicht in der aktuellen Printausgabe von netzwerk Südbaden
www.netzwerk-suedbaden.de

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Bobka Mittelstandsberatung
Leopoldring 1
D - 79098 Freiburg im Breisgau

+49 (0) 761 888 599 815
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