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Finden macht glücklich – digital für immer aufgeräumt

01.10.2018

BOBKAS BUSINESS – 10 / 2018

Von Disruption über Internet of Things, Machine Learning bis Rapid Prototyping hält die Digitalisierung eine schier unendliche Vielfalt an Fachbegriffen bereit, die zuweilen wie die Begrifflichkeit von Industrie 4.0 schneller zu Buzzwords avancieren, als dass sie Einzug finden ins Tagesgeschäft von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU).

Die weit verbreitete Proklamierung der Digitalisierungswelle gleicht mancherorts eher einem Sehnsuchtsträger. Im Alltag der allermeisten Unternehmen stellt sich eine andere Realität dar. Sicherlich kennen Sie die nachfolgende Situation. Sie sitzen am Schreibtisch, wollen gerade sich der ersten Tagesaufgabe widmen. Dafür brauchen Sie eine wichtige Schlüsselinformation, die Sie gestern erst nach der Besprechung im Team zwischen Tür und Angel nur kurz digital abgelegt haben. Aber wo genau nochmal? Sie wissen, dass Sie die Datei nur schnell abgespeichert haben, ohne das Dokument genau zu benennen. Nur wie finden Sie jetzt genau diese Information, die Sie jetzt für das Meeting in 10 Minuten so dringend benötigen?

Es gibt viele dieser Beispiele, denn nachfolgende Fragen werden Ihnen bekannt vorkommen: „Wo finde ich die zusammenhängende Dokumentation zu diesem Kundenvorgang?“ oder „Wann läuft denn der Servicevertrag mit dem Kunden aus und was hatten wir damals mit dem Kunden für Nebenabreden getroffen?“
Die Frankfurter Allgemeine Zeitung, wie auch das Fraunhofer Institut, zitiert hierzu eine Studie, die belegt, dass Ihre Mitarbeiter täglich 13 % der Arbeitszeit unnötig damit verbringen, nach Dokumenten zu suchen. Bei einer 40 Stunden-Woche sind das mehr als fünf Stunden – jede Woche aufs Neue!

Wussten Sie, dass für das Lochen, Heften und Ablegen von Papierbelegen jährlich 3,2 Mrd. Euro an Kosten im Mittelstand anfallen, dabei aber 99 % der Dokumente nie wieder gebraucht werden? Die stetig zunehmende analoge wie digitale Informationsflut fordern deshalb den Mittelstand heute heraus. Hier sorgen in den allermeisten Fällen noch unübersichtliche Dokumentenablagen für den größten Effizienzkiller und Frustbeschleuniger im Alltag.

Die aufwendige Suche nach Informationen und Dokumenten verhindert sinnvolle Abläufe und konzentriertes Arbeiten. Doch genau das braucht es, wenn Ihre Mitarbeiter/-innen Kreativität entwickeln und zielgerichtet ihre Aufgaben erledigen sollen. Interessant dabei ist die mentale Verknüpfung von empfundener Freude am eigenen Wirken und dem eigenen Handlungsspielraum – denn Finden macht nachweislich glücklich. Denn so steht kurzum mehr Zeit für sinnvolle Tätigkeiten zur Verfügung, werden kreative Gedankenprozesse nicht unnötig unterbrochen, Fehler sowie daraus resultierende Mehrkosten vermieden und gewünschte Ergebnisse schneller erreicht. Und wenn Sie aus eigener Erfahrung wissen, wie schnell Frust sich anstaut, dann werden Sie jetzt auch aktiv werden und nach der passenden Lösung suchen. Denn nur glückliche Mitarbeiter/-innen entfalten auch ihr gesamtes Potential und nie war es einfacher, diesem Umstand Vorschub zu leisten. Denn alles, was Sie brauchen, ist ein Digitalarchiv.

Hier ein paar Tipps aus unserer täglichen Praxis:

Schauen Sie gezielt nach einem revisionssicheren Digitalarchiv, damit im Huckepack der Mehreffizienz ganz bequem auch gleich noch die gesetzlichen Anforderungen der Finanzverwaltung in Sachen GoBD-Erfordernisse erfüllt werden. Achten Sie darauf, dass die Lösung Ihnen neben der automatisierten Archivierung eine webbasierte google-artige Volltext- Suche ermöglicht. Der Geniestreich daran: Sie müssen sich gar nicht an den Dokumentennamen, den Ablageort, etc. erinnern. Denn beim Digitalarchiv können Sie selbst mit nur bruchstückhaften Erinnerungen bequem und einfach wie bei der Google-Suche alle im Unternehmen digitalisierten Dokumente durchsuchen lassen. So lassen sich heute selbst handschriftliche Notizen auf Scans oder aufwendige Planzeichnungen und selbst Bilder mit Textelementen innerhalb von Sekunden gezielt durchforsten – sofort erhalten Sie im Ergebnis die gewünschte Information oder das dringend benötigte Dokument. Keine Information geht mehr verloren, alles ist jederzeit greifbar. Gerade im Kontext kundenorientierter Prozesse ein Wegbereiter für schnellere Reaktionszeiten, jederzeitige Aussagefähigkeit und höhere Kundenzufriedenheit.

Lassen Sie sich im Anbieterdschungel nicht gleich dazu verleiten, nur große Dokumentenmanagementsysteme ins Auge zu fassen. In den allermeisten Fällen reicht ein simples Digitalarchiv völlig aus – Sie sind meist in weniger als 4 Stunden einsatzbereit und das in ihrer bisherigen IT Struktur. So wird aus passiven Aktenbergen im Handumdrehen ein aktives Wissensmanagement. Sie reduzieren gleichzeitig die Kosten für Aktenlager, Papierausdrucke, uvm.

Richtig eingesetzt, spart die Digitalisierung Ihnen Zeit und Geld, sorgt im Schulterschluss für mehr Zufriedenheit und bessere Ergebnisse. Wann immer Sie dazu Fragen haben oder eine persönliche Empfehlung aus unserer täglichen Unternehmer-Praxis erhalten möchten, freuen wir uns auf Ihren Anruf.

Ich wünsche Ihnen viel Freude mit dem heutigen Erfolgsimpuls!

Kontakt

Bobka Mittelstandsberatung
Leopoldring 1
D - 79098 Freiburg im Breisgau

+49 (0) 761 888 599 815
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